ISO9002质量体系是建筑施工企业申请质量体系认证多数选择的一种质量保证模式。“4.17内部质量审核”这一要素是否能够得到有效的实施,是贯标中要特别关注的问题。因此,牵住了“内部质量审核”(以下简称“内审”)这个“牛鼻子”,质量体系的建立、巩固和发展等一系列的问题也就迎刃而解了。
要抓好内审,首先就要认识到它是企业内部为审核自己所建立的文件化的质量体系是否符合ISO9002标准、质量手册等质量体系文件,以及是否得到了有效实施的一系列活动过程。这个过程包括内审要素实施的总过程和每次内审任务的实施过程。总过程为:从程序的文件化开始,到年初内审总计划的制定,再到每次内审活动的执行,直至年底内审年度报告的完成,结束一年的内审计划;每次内审任务的实施过程为:从编制当次的内审活动计划开始,到现场审核,再到对现场审核中发现的不合格项的纠正措施的实施情况进行追踪审核,直至每一个发现的不合格项都已得到彻底纠正,封闭为止。认识了这个过程,工作就可以开展起来了。
1、内审程序文件的编制
ISO9002质量体系是个文件化的质量体系,其基本要求是“该做到的要写到,写到的要做到”。这里的“写”,其实就是程序的文件化,即编制过程。因此内审程序的编制同样要遵循这个基本要求。要将标准的精神融入到现有的机构设置、职责分配和管理形式之中去。ISO9002是对现有模式的健全和完善而不是全盘否定,更不是照搬照抄。如在甲企业设立了一个贯标领导小组的职能部门来负责质量体系运行的综合管理,但到了乙企业可能就由质监部承担了同样的职责。管理形式上的差异并不重要,关键是要将内审职责明确落实到有关部门或人员,以及规定的程序要便于协调实施。
2、内审计划的制定
凡事预则立,不预则废。因此,在年度开始及每次内审之前,都要制定实施计划。
2.1 年度内审计划内容
(1)审核方式的选择。审核方式分为一次性集中审核和滚动式审核两种。两种审核方式可依企业实际情况选择其一或配合使用。
(2)审核频度的确定。一年中作几次集中性的审核或滚动审核几个周期,一般来说,以一年中进行两次全部门、全要素的审核为宜。如有第三方认证审核或复审,以及质量体系运行不够理想时,可适当增加内审次数或作有针对性的部分部门和要素的审核。
(3)审核人员的安排。内审需要由经授权的具备内审资格的人员担任。如果内审人员不足,应提出培训需求。
2.2 每次内审计划内容
(1)审核目的。为了审核所建立的质量体系的符合性和有效性,即是否符合标准、质量手册等质量体系文件的规定,是否已经得到有效实施。
(2)审核范围。如果是一次性审核,则为全部门和全要素;如果是滚动式审核或是有针对性的审核,则为部分部门和部分要素。
(3)成立审核组。审核活动应由与被审核对象无直接责任关系的审核员进行,因此,不能安排审核员审核自己所在的部门。要选择好审核组长,审核组长应由具有较强的组织协调能力、较高的文化知识水平和对本行业比较熟悉的审核员来担任。
(4)审核日程安排。要对本次审核活动作出周密安排,列出详实的日程表。
(5)编制检查表。现场审核任务繁重,情况复杂,有必要事先对审核中要审查的问题作出安排,编制检查表,以备审核时心中有数,保质保量的完成内审任务。
3、现场审核注意事项
3.1 首次会议首次会议是现场审核的序幕,由审核组长主持。其主要意图是对审核的目的、范围、到会人员的任务和注意事项等做必要的事前交待,以沟通思想,达到各方密切配合的目的。
3.2 现场审核现场审核是内审工作的“重头戏”。笔者认为,审核中应做到以下两个方面。
(1)把握好心理尺度,取得友好沟通。由于是内部质量审核,审核人与被审核人都是相互熟悉的同事,可能也会造成受审核方心理感受上的微妙变化产生对内审人员的抵触情绪。面对这种情况,内审人员尤其需要把握好心理尺度,要积极调动现场气氛主动拉近距离,争取受审核方的友好合作。
(2)沉着镇定,争取主动。现场审核是面对面的交流,更由于重任在身,以及现场氛围的影响,临场经验不足的审核人员可能自己也会感到紧张,以致思路中断,慌了手脚。遇到这种情况,审核人员应及时调整状态,做到平心静气,沉着镇定。
3.3 当好审核组长
审核组长是现场审核的主心骨和领头雁。不仅要主持审核活动,解决审核中的难题,还要注意控制审核进度,对其它内审员作必要的提醒,使审核工作有条不紊地进行。
3.4 掌握正确的审核手段
现场审核工作的基本思路是,以部门的基本质量职责为主线,综合运用多种审核手段,寻找质量体系有效运行的证据;如果找不到这方面的证据,则视为不合格项。
现场审核的基本手段包括:
(1)随机抽样的方法。现场审核要在有限的时间内,完成对某部门全部工作情况的了解。这就决定了现场审核不可能采用全面检查的方法,而是在相关工作的记录中随机抽取少量的样本,以获得对工作全貌的了解。这是一种科学高效的方法。
(2)顺序和逆序结合法。审核工作多数情况是顺着某部门的工作顺藤摸瓜式地进行。当需要寻找某问题最直接的证据时,可能就要对上追溯,运用逆序法进行审核。必要时顺序和逆序的方法综合使用。
(3)纵横联系法。有关部门的各项质量工作不是孤立的,彼此存在着千丝万缕的联系。审核过程中,要注意到不同工作之间的衔接关系,彼此对照进行审核,以获得它们之间相互一致的证据。
3.5 追踪审核
限定日期的后三日内,原班内审人员应对纠正措施的实施情况进行追踪审核。追踪审核一定要把握好验证的尺度,即对纠正措施的实施不能就事论事,要使导致每个不合格项产生的根本原因得到真正消除,才算纠正完毕。对没得到消除产生不合格项原因的纠正措施,应要求责任部门进一步提出改进后的纠正措施计划,并再行跟踪验证,直到满意为止。
4 现场审核实例
项目经理部(简称“项目部”)是建筑施工企业最基层的部门,是所有质量工作的最终指向,其工作直接反映生产过程的受控状态。因其系统庞杂,是审核难度较大的部门。笔者在此仅以在审核项目部时的审核流程作为例证(以下流程中括号内的内容为该审核步骤中的审核控制点),将审核流程介绍如下:
首先要求项目部提供某单位工程的施工组织设计(即质量计划)和工程承包合同→看施工组织设计首页(是否已按文件控制、审批手续是否正确)→看工程目标(是否与合同一致)→如是创优夺杯工程(是否有创优计划、方案是否有独创性和可操作性→看编制内容大纲(是否符合程序文件中有关条目的规定、分部分项是否齐全)→抽取其中2～3个重要分项工程(方案描述是否可行、是否符合施工规范要求)→抽取2～3个已施工的分项工程→要求提供技术交底记录(内容是否具有可操作性、是否符合施工规范、填写是否完整)→要求提供2～3个已完分项的质量检验评定表(保证项目填写是否及时、详实、完整,基本项目和允许偏差项目是否漏项,填写有无差错)→要求提供材料采购计划(是否每月初制定、是否经过批准、总材料计划与施工组织设计的规定是否相近)→要求提供材料进场检验记录(是否写明批次、数量、验收质量、质保书编号,是否有甲供产品)→如有甲供产品(是否签定了供货合同、是否明确了甲方应负的产品质量责任)→抽取水泥、钢材砖等各1批(是否有质保书或试验报告)→要求提供材质跟踪记录→从进货检验记录中抽取2～3项记录作对照(是否对规定跟踪的材料都作了追溯记录→要求提供施工日记及混凝土施工日记(内容是否记录完整)→如有自拌混凝土,从晴雨表中抽取相邻的晴雨两天,对照混凝土施工日记和施工日记(是否有混凝土配合比已根据砂含水率的变化作了适当调整的记录)→抽取2～3个分部的混凝土强度评定记录(是否正确运用了统计技术)→从进场机具表中抽取2～3种大中型机具(是否有运行台班及维修保养记录)→从进场检测设备表中抽取2～3件(是否有已经检定的记录、是否贴上使用状态标识)→要求提供项目部在用文件清单(是否填写完整)→抽取设计变更联系单2～3份(是否已在图纸上进行了符合要求的更改)→抽取质量验评标准等文件2～3份(是否能当场提供)→要求提供新工人“三级安全教育记录(人数是否正确、与公司安全主管部门的有关记录是否一致)→现场察看(材料堆场位置是否符合场布图,堆场及仓库材料的产品标识和状态标识是否完整、正确,机具、检测设备使用状态是否已作标识塔吊、井字架和脚手架等是否已验收挂牌,创标化的工地是否按标化要求做了等).
要抓好内审,首先就要认识到它是企业内部为审核自己所建立的文件化的质量体系是否符合ISO9002标准、质量手册等质量体系文件,以及是否得到了有效实施的一系列活动过程。这个过程包括内审要素实施的总过程和每次内审任务的实施过程。总过程为:从程序的文件化开始,到年初内审总计划的制定,再到每次内审活动的执行,直至年底内审年度报告的完成,结束一年的内审计划;每次内审任务的实施过程为:从编制当次的内审活动计划开始,到现场审核,再到对现场审核中发现的不合格项的纠正措施的实施情况进行追踪审核,直至每一个发现的不合格项都已得到彻底纠正,封闭为止。认识了这个过程,工作就可以开展起来了。
1、内审程序文件的编制
ISO9002质量体系是个文件化的质量体系,其基本要求是“该做到的要写到,写到的要做到”。这里的“写”,其实就是程序的文件化,即编制过程。因此内审程序的编制同样要遵循这个基本要求。要将标准的精神融入到现有的机构设置、职责分配和管理形式之中去。ISO9002是对现有模式的健全和完善而不是全盘否定,更不是照搬照抄。如在甲企业设立了一个贯标领导小组的职能部门来负责质量体系运行的综合管理,但到了乙企业可能就由质监部承担了同样的职责。管理形式上的差异并不重要,关键是要将内审职责明确落实到有关部门或人员,以及规定的程序要便于协调实施。
2、内审计划的制定
凡事预则立,不预则废。因此,在年度开始及每次内审之前,都要制定实施计划。
2.1 年度内审计划内容
(1)审核方式的选择。审核方式分为一次性集中审核和滚动式审核两种。两种审核方式可依企业实际情况选择其一或配合使用。
(2)审核频度的确定。一年中作几次集中性的审核或滚动审核几个周期,一般来说,以一年中进行两次全部门、全要素的审核为宜。如有第三方认证审核或复审,以及质量体系运行不够理想时,可适当增加内审次数或作有针对性的部分部门和要素的审核。
(3)审核人员的安排。内审需要由经授权的具备内审资格的人员担任。如果内审人员不足,应提出培训需求。
2.2 每次内审计划内容
(1)审核目的。为了审核所建立的质量体系的符合性和有效性,即是否符合标准、质量手册等质量体系文件的规定,是否已经得到有效实施。
(2)审核范围。如果是一次性审核,则为全部门和全要素;如果是滚动式审核或是有针对性的审核,则为部分部门和部分要素。
(3)成立审核组。审核活动应由与被审核对象无直接责任关系的审核员进行,因此,不能安排审核员审核自己所在的部门。要选择好审核组长,审核组长应由具有较强的组织协调能力、较高的文化知识水平和对本行业比较熟悉的审核员来担任。
(4)审核日程安排。要对本次审核活动作出周密安排,列出详实的日程表。
(5)编制检查表。现场审核任务繁重,情况复杂,有必要事先对审核中要审查的问题作出安排,编制检查表,以备审核时心中有数,保质保量的完成内审任务。
3、现场审核注意事项
3.1 首次会议首次会议是现场审核的序幕,由审核组长主持。其主要意图是对审核的目的、范围、到会人员的任务和注意事项等做必要的事前交待,以沟通思想,达到各方密切配合的目的。
3.2 现场审核现场审核是内审工作的“重头戏”。笔者认为,审核中应做到以下两个方面。
(1)把握好心理尺度,取得友好沟通。由于是内部质量审核,审核人与被审核人都是相互熟悉的同事,可能也会造成受审核方心理感受上的微妙变化产生对内审人员的抵触情绪。面对这种情况,内审人员尤其需要把握好心理尺度,要积极调动现场气氛主动拉近距离,争取受审核方的友好合作。
(2)沉着镇定,争取主动。现场审核是面对面的交流,更由于重任在身,以及现场氛围的影响,临场经验不足的审核人员可能自己也会感到紧张,以致思路中断,慌了手脚。遇到这种情况,审核人员应及时调整状态,做到平心静气,沉着镇定。
3.3 当好审核组长
审核组长是现场审核的主心骨和领头雁。不仅要主持审核活动,解决审核中的难题,还要注意控制审核进度,对其它内审员作必要的提醒,使审核工作有条不紊地进行。
3.4 掌握正确的审核手段
现场审核工作的基本思路是,以部门的基本质量职责为主线,综合运用多种审核手段,寻找质量体系有效运行的证据;如果找不到这方面的证据,则视为不合格项。
现场审核的基本手段包括:
(1)随机抽样的方法。现场审核要在有限的时间内,完成对某部门全部工作情况的了解。这就决定了现场审核不可能采用全面检查的方法,而是在相关工作的记录中随机抽取少量的样本,以获得对工作全貌的了解。这是一种科学高效的方法。
(2)顺序和逆序结合法。审核工作多数情况是顺着某部门的工作顺藤摸瓜式地进行。当需要寻找某问题最直接的证据时,可能就要对上追溯,运用逆序法进行审核。必要时顺序和逆序的方法综合使用。
(3)纵横联系法。有关部门的各项质量工作不是孤立的,彼此存在着千丝万缕的联系。审核过程中,要注意到不同工作之间的衔接关系,彼此对照进行审核,以获得它们之间相互一致的证据。
3.5 追踪审核
限定日期的后三日内,原班内审人员应对纠正措施的实施情况进行追踪审核。追踪审核一定要把握好验证的尺度,即对纠正措施的实施不能就事论事,要使导致每个不合格项产生的根本原因得到真正消除,才算纠正完毕。对没得到消除产生不合格项原因的纠正措施,应要求责任部门进一步提出改进后的纠正措施计划,并再行跟踪验证,直到满意为止。
4 现场审核实例
项目经理部(简称“项目部”)是建筑施工企业最基层的部门,是所有质量工作的最终指向,其工作直接反映生产过程的受控状态。因其系统庞杂,是审核难度较大的部门。笔者在此仅以在审核项目部时的审核流程作为例证(以下流程中括号内的内容为该审核步骤中的审核控制点),将审核流程介绍如下:
首先要求项目部提供某单位工程的施工组织设计(即质量计划)和工程承包合同→看施工组织设计首页(是否已按文件控制、审批手续是否正确)→看工程目标(是否与合同一致)→如是创优夺杯工程(是否有创优计划、方案是否有独创性和可操作性→看编制内容大纲(是否符合程序文件中有关条目的规定、分部分项是否齐全)→抽取其中2～3个重要分项工程(方案描述是否可行、是否符合施工规范要求)→抽取2～3个已施工的分项工程→要求提供技术交底记录(内容是否具有可操作性、是否符合施工规范、填写是否完整)→要求提供2～3个已完分项的质量检验评定表(保证项目填写是否及时、详实、完整,基本项目和允许偏差项目是否漏项,填写有无差错)→要求提供材料采购计划(是否每月初制定、是否经过批准、总材料计划与施工组织设计的规定是否相近)→要求提供材料进场检验记录(是否写明批次、数量、验收质量、质保书编号,是否有甲供产品)→如有甲供产品(是否签定了供货合同、是否明确了甲方应负的产品质量责任)→抽取水泥、钢材砖等各1批(是否有质保书或试验报告)→要求提供材质跟踪记录→从进货检验记录中抽取2～3项记录作对照(是否对规定跟踪的材料都作了追溯记录→要求提供施工日记及混凝土施工日记(内容是否记录完整)→如有自拌混凝土,从晴雨表中抽取相邻的晴雨两天,对照混凝土施工日记和施工日记(是否有混凝土配合比已根据砂含水率的变化作了适当调整的记录)→抽取2～3个分部的混凝土强度评定记录(是否正确运用了统计技术)→从进场机具表中抽取2～3种大中型机具(是否有运行台班及维修保养记录)→从进场检测设备表中抽取2～3件(是否有已经检定的记录、是否贴上使用状态标识)→要求提供项目部在用文件清单(是否填写完整)→抽取设计变更联系单2～3份(是否已在图纸上进行了符合要求的更改)→抽取质量验评标准等文件2～3份(是否能当场提供)→要求提供新工人“三级安全教育记录(人数是否正确、与公司安全主管部门的有关记录是否一致)→现场察看(材料堆场位置是否符合场布图,堆场及仓库材料的产品标识和状态标识是否完整、正确,机具、检测设备使用状态是否已作标识塔吊、井字架和脚手架等是否已验收挂牌,创标化的工地是否按标化要求做了等).
